El ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) es un instrumento de calidad que se encuentra divido en cuatro fases, ampliamente utilizado para la solución de problemas, el control y la mejora continua de los procesos y productos. También se conoce como el Ciclo Deming.
El objetivo del PHVA es ayudar a entender cómo surge un problema y cómo debe ser resuelto, es importante destacar que el enfoque del ciclo de Deming, se centra en la causa y no en las consecuencias.
Tan pronto como se identifica una oportunidad de mejora, se definen las acciones para promover los cambios necesarios, de esta manera se espera que los resultados se logren con más calidad y eficiencia.
Esta herramienta se basa en el supuesto de que la planificación no es algo infalible, al igual que el presupuesto de la empresa, que debe ser supervisado de cerca para poder hacer ajustes si es necesario, también lo hace el PHVA. Por eso es exactamente un ciclo continuo, es decir, puede y debe ser mejorado y repetido para lograr una mejora continua del proceso.
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Fases del ciclo PHVA
Cada fase del ciclo tiene unas pautas que se deben seguir para que se desarrolle con la eficiencia necesaria, las siguientes son las fases del ciclo PHVA y su definición:
Planificar
Las metas y objetivos del ciclo se definen en esta etapa, en otras palabras: ¿cuál es el problema a resolver? Aquí es también donde se establecen los indicadores de rendimiento (o Indicador Clave de Rendimiento, KPI). Es importante que se definan estos indicadores, ya que mostrarán si se está logrando el objetivo final.
En resumen, los procesos que se deben realizar en esta fase del ciclo son:
- Estudio de los hechos.
- Recopilación de datos.
- Elaboración del flujo del proceso.
- Identificación de los elementos de control.
- Elaboración de un análisis de causa y efecto.
- Colocación de datos en los elementos de control.
- Análisis de los datos.
- Establecimiento de objetivos.
Por lo tanto, en esta etapa se identifican los factores que influyen en el problema, así como sus posibles causas. En la fase de planificación nace el plan de acción.
Una buena herramienta que puede ser usada es la 5W2H, la cual que puede ser útil en distintas situaciones, siendo utilizada desde la planificación estratégica, táctica y operativa hasta la planificación y seguimiento de pequeños proyectos o incluso actividades rutinarias.
Hacer
En esta fase se pone en práctica todo lo que se planeó en el paso anterior, con base al plan de acción elaborado.
En esta etapa se debe tener cuidado de que no se produzcan desviaciones en cuanto a los objetivos, en caso contrario, es decir, si no es posible ejecutar lo planeado, hay que volver a la primera fase y analizar las razones que llevaron a las desviaciones, por lo tanto, la segunda fase del ciclo la PHVA también se considera una prueba, ya que es el momento de comprobar qué es lo que funciona y qué es lo que hay que cambiar.
La fase de hacer se divide en tres etapas más:
- Formación de los empleados y directivos que participan en el proyecto.
- La ejecución en sí misma.
- Recopilación de datos para su posterior evaluación.
Si todo marcha según lo planeado, se podrá continuar con el ciclo.
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Verificar
Esta fase debe comenzar junto con la aplicación del plan de acción, esto se debe a que el seguimiento de los resultados al realizarse lo antes posible, se podrá saber mejor si los objetivos se lograrán.
En la tercera etapa, se debe realizar una supervisión de cada actividad del plan de acción, si es posible:
- Comprar lo que se predijo con lo que se logró.
- Identificar los procesos que deben cerrarse y las oportunidades de mejora.
- Evaluar la metodología del trabajo adoptada.
Por lo tanto, en la fase de verificación se identifican las partes que no aportan nada al proyecto.
Actuar
La cuarta etapa representa un final y un comienzo simultáneamente, porque después de una evaluación minuciosa de los problemas y errores anteriores el ciclo del PHVA se reinicia siguiendo nuevas directrices, por lo tanto, siempre es importante recordar que al final del ciclo debe comenzar una nueva planificación.
Esto se debe a que el objetivo es la mejora de las actividades y procesos, de hecho, toda empresa debe seguir siempre la filosofía del ciclo PHVA “siempre mejorar”.
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Beneficios de la PHVA
Al entender mejor cómo funciona el ciclo PHVA, se hace más fácil comprender las ventajas de esta herramienta, dentro de los beneficios más sobre salientes que trae la aplicación del ciclo se encuentran:
- Hace que la toma de decisiones sea más fácil.
- Promueve el trabajo en equipo a través de la lluvia de ideas y la resolución de problemas.
- Busca la mejora continua, es decir, en lugar de conformarse siempre busca más.
- Aprendizaje continuo.
- Evita que se implementen soluciones de baja eficiencia y que se pierda tiempo.
- Asegura un diagnóstico preciso de los procesos, tratando los fallos y buscando continuamente soluciones.
- Proporciona un método estandarizado para lograr una mejora continua que puede ser utilizado por cualquier departamento para resolver problemas nuevos y recurrentes.
- Hace que los procesos de gestión sean más ágiles, claros y objetivos.
- Mejora de la comunicación.
- Resuelve los problemas con eficiencia e inteligencia.
