El auxilio de cesantías, es una prestación social a la que tienen derecho todos los trabajadores que se encuentren vinculados a una empresa mediante un contrato de trabajo, se deben considerar como un ahorro que el empleado realiza de manera obligatoria, para cubrir necesidades específicas.
¿Cómo se calculan las cesantías?
Teóricamente por concepto de auxilio de cesantías el empleado debe recibir un mes de salario por cada año laborado o lo proporcional a lo laborado, al igual que la prima de servicios, solo que su concepto laboral es muy distinto, así como la forma de pago.
Dicho lo anterior, si un trabajador labora durante un año, las cesantías de todo ese año serían un salario completo, pero cuando se trabaja por una fracción menor es necesario usar la fórmula para calcular las cesantías.
Fórmula para calcular las cesantías
Tenga en cuenta que dentro del salario base, se suma el auxilio de transporte y cualquier otro concepto que constituya salario, según lo expresa la ley.
¿Cuándo debe recibir el pago de las cesantías?
El pago a las cesantías se debe hacer en los siguientes casos:
- Cuando se dé por terminado el contrato de trabajo, sin importar el motivo.
- Cuando el salario del trabajador cambie a salario integral.
- Cuando finalice el año, y el trabajador se encuentre vinculado a la empresa.
Pago de cesantías por terminación de contrato
Al igual que las demás prestaciones si se termina el contrato de trabajo por algún motivo, el empleado deberá recibir la liquidación de trabajo con las respectivas cesantías, plazo máximo para que el empleador pague las cesantías a su empleado, es el mismo día en que se termina el contrato.
Pago de cesantías al pasar a recibir un salario integral
Cuando la figura del salario cambia para un empleado, deberá ser liquidado, como si su contrato hubiese finalizado, el plazo en este caso será igual que si se terminara el contrato, es decir que se deben cancelar el mismo día en que se realiza el cambio.
Pago de las cesantías al finalizar el año
En el caso de que llegue el 31 de diciembre y el empleado se encuentre vinculado laboralmente a la empresa, esta deberá causar las cesantías que se le deben al empleado hasta esa fecha, pero no se le deben cancelar al empleado directamente, deberán ser consignadas al fondo de cesantías que el empleado puede elegir libremente, tendrá de plazo máximo hasta el 15 de febrero del año siguiente a la causación para consignarlas.
Para comprender mejor el tema planteado anteriormente, veremos el siguiente ejemplo: si un empleado tenía contrato vigente el 31 de diciembre de 2020, y siguió laborando durante el 2021, las cesantías causadas hasta el 31 de diciembre deberán ser consignadas al fondo a más tardar el 14 de febrero de 2021 como máximo.
¿Qué pasa si el empleador no paga las cesantías?
Las cesantías se deben pagar en los casos y plazos anteriormente mencionados, si el empleador está en la obligación, bien sea de pagar directamente al empleado o de consignarlas al fondo de cesantías, y no lo hace, debe pagar adicionalmente una sanción moratoria, la cual se encuentra regulada en el numeral 3, artículo 99 de la ley 50 de 1990.
La sanción en este caso será de un día de salario del trabajador por cada día de retraso.
Si un trabajador devenga $ 1.200.000 mensuales, y su empleador tardo 5 días en consignarle las cesantías, la sanción se calcula así:
(1.200.000/30) * 5 = $ 200.000
La sanción o también conocida como indemnización moratoria que deberá cancelar el empleador es de $ 200.000.
Base para el cálculo de las cesantías
La base para calcular las cesantías es el salario que recibe el empleado mensualmente, cuando este salario presente variaciones, se deberá tomar el promedio del último año o la fracción de año que haya laborado.
Es necesario comprender qué hace parte del salario y que no hace parte, normalmente son las horas extras, bonificaciones, comisiones, etc.
Calcular la base de las cesantías, de una persona con salario variable con los siguientes datos:
- Enero: $ 1.200.000
- Febrero: $ 1.500.000
- Marzo: $ 1.400.000
- Abril: $ 1.700.000
- Mayo: $ 1.200.000
El total del salario percibido en 5 meses es de $ 7.000.000, por ende, el promedio es de: 7.000.000/5 = $ 1.400.000, base sobre la cual se deben liquidar las cesantías, teniendo en cuenta que este empleado ingresó en enero y, por ello, no se pudo promediar sobre 12, sino por el tiempo laborado que fueron 5 meses.
Cesantías en la declaración de renta.
Provisión en las cesantías
Las cesantías se deben provisionar de manera mensual bajo un 8.33%, esta provisión es el gasto mensual que representa las cesantías del trabajador, lo cual quiere decir que en cada periodo el empleador adquiere una cuenta por pagar ante el empleado.
Es normal que la sumatoria de las provisiones de un empleado sea diferente por unos pesos a la liquidación final, para ello en la contabilidad se deberá ajustar la diferencia, siendo el valor que da la fórmula el saldo a pagar.
Siguiendo el ejemplo anterior, la provisión de cada mes se calcularía así:
- Enero: $ 1.200.000 x 8.33 = $ 99.960
- Febrero: $ 1.500.000 x 8.33 = $ 124.950
- Marzo: $ 1.400.000 x 8.33 = $ 116.620
- Abril: $ 1.700.000 x 8.33 = $ 141.610
- Mayo: $ 1.200.000 x 8.33 = $ 99.960
Ahora para ampliar el caso, realizaremos la liquidación de las cesantías de esta persona, como ya se observó en el ejemplo de calcular la base, el resultado fue de $ 1.400.000, para lo cual debemos aplicar la fórmula.
(1.400.000 X 150) / 360 = $ 583.333.
La liquidación de las cesantías por esta persona laborar 5 meses que corresponden a 150 días, con un sueldo variable, es de $ 583.333 y el total de las provisiones es de $ 583.100, la diferencia de $ 233 debe ser ajustada en la contabilidad.
¿Qué pasa con la liquidación cuando existe una incapacidad?
Cuando en los meses anteriores a liquidar las cesantías el empleado se incapacita, el salario que se toma como base será el que devenga normalmente, es decir que no debe existir ninguna disminución en la base para el cálculo.
