Los estados financieros son informes preparados por la gerencia y el departamento de contabilidad de una empresa para demostrar el desempeño y la posición financiera en un momento determinado.
Los estados financieros se elaboran para dar a los usuarios externos a la empresa, como accionistas, proveedores y en algunos casos los bancos, más información sobre la situación financiera de la empresa, también puede ocurrir que entidades estatales como la DIAN requieran esta información.
Los estados financieros son la principal fuente de información financiera para la mayoría de los responsables de la toma de decisiones. Por esta razón es que el departamento de contabilidad y los demás responsables de la presentación de informes financieros requieren de bastante exactitud, pertinencia y fiabilidad en el desarrollo de sus operaciones, así como se requiere al liquidar impuestos tales como el IVA y Renta.
Cabe resaltar que en Colombia los estados financieros se deben elaborar bajo los Estándares Internacionales de Información Financiera.
Tipos de estados financieros
En esencia, existen 5 tipos de estados financieros que se consideran como los principales y que toda empresa debe elaborar, conocidos como estados financieros de propósito general, los cuales son:
- Estado de situación financiera «Balance general».
- Estado de resultados integral «Estado de perdidas y ganancias».
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estado de flujo de efectivo.
- Notas a los estados financieros.
Estados financieros de propósito general
Estos estados financieros son los que se realizan al final de un periodo, con el propósito de dar a conocer la salud financiera de la empresa normalmente a usuarios determinados para que se encarguen de tomar las medidas necesarias, los principales estados financieros que se encuentran dentro de esta categoría son:
1. Estado de la situación financiera:
También conocido como balance general, refleja los valores contenidos en las cuentas de: activo, pasivo y patrimonio, de manera que la empresa puede saber cuánto debe y cuánto tiene al finalizar un periodo determinado, se tiene como base la ecuación patrimonial.
La principal estructura que sigue un estado de situación financiera es la siguiente:
2. Estado de pérdidas y ganancias:
También conocido como PyG o estado de resultados, hace uso de las cuentas de resultado como: Ingresos, gastos y costos, para determinar la utilidad o perdida generada en un periodo determinado, la estructura que tiene este estado financiero se compone de sumas y restas entre las cuentas de orden, básicamente se deben totalizar todas las cuentas de dicha categoría y remplazarlas en el siguiente formato:
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Conozca más a fondo el estado de resultados.
3. Estado de cambio en el patrimonio:
Este estado financiero cumple con la finalidad de revelar las variaciones que afectaron los distintos elementos que hacen parte del patrimonio, de esta manera el estado de cambios en el patrimonio solo requiere el uso de las subcuentas del patrimonio, y permite evidenciar, por ejemplo, el cambio del capital social durante un periodo, la estructura general de este estado es la siguiente:
4. Estado de flujo de efectivo:
Se encarga de demostrar el efectivo que ha sido generado y gastado en las actividades operativas, de inversión y financiamiento de la empresa, con el estado de flujo de efectivo la empresa puede conocer el uso que le da a sus recursos y la capacidad que tiene la misma para generar efectivo y sus equivalentes, existen dos tipos de métodos para su elaboración; directo e indirecto.
5. Notas a los estados financieros
Desde la entrada de las NIIF al país, las notas se consideran uno de los cinco estados financieros de propósito general, la finalidad de estas notas es proporcionar a los interesados en comprender los demás estados financieros una ayuda que facilite tal labor, de manera que dentro de estas mismas se encuentran las políticas contables.
Estados financieros de propósito especial
Los estados financieros de propósito especial son los que en algunas empresas se requieren para monitorear los movimientos de algunas partidas específicas de la contabilidad, por lo general estos estados financieros son de uso exclusivo de la empresa y no son requeridos por entidades ajenas a la misma.
Algunos de los estados financieros que se presentan dentro de esta categoría pueden ser:
- Estado de inventarios.
- Estado de costos.
- Balance inicial.
Presentación de los estados financieros
Los Estándares para Pymes establecen las siguientes opciones o combinaciones la hora de la presentación de los estados financieros:
Opción 1: 5 informes
- Estado de situación financiera.
- Estado de resultados separado.
- Estado de otro resultado integral.
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estado de flujo de efectivo.
Opción 2: 4 informes.
- Estado de situación financiera.
- Estado de resultado integral.
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estado de flujo de efectivo.
Opción 3: 3 informes.
- Estado de situación financiera.
- Estado de flujo de efectivo.
- Estado de resultados y ganancias acumuladas.
¿Cada cuánto se deben realizar?
Los estados financieros por regla general no deben ser preparados en periodos superiores a un año, habitualmente estos se realizan desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año, pero las empresas son libres de realizarlos en periodos más cortos, incluso es aconsejable realizarlos de manera mensual para tener una concepción más actualizada sobre la salud financiera de la organización.
En principio todas las empresas en Colombia obligadas a llevar contabilidad deben realizar los estados financieros de propósito general con cada uno de sus respectivos elementos que dispone la norma, excepto las empresas que se contemplan en el artículo 1 del decreto 1878 de 2008.
Los estados financieros aportan mucho valor a la empresa, en el sentido de la toma de decisiones, es por esta razón que no importa si la empresa está obligada a llevar o no contabilidad, es necesario elaborar estos informes para ser una empresa competente y que se logre mantener con una buena salud financiera.
