La factura y sus requisitos legales

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Para que una factura se considera como un soporte legal en Colombia debe cumplir con ciertos requisitos dispuestos por la ley, es obligación de todas las personas que expidan factura, cumplir los requisitos, así como la persona que reciba este soporte debe exigir que se cumplan, puesto que al no cumplirlos, no se puede considerar como soporte legal de una transacción y por ende no podrá ser deducible ante la declaración de renta ni otros impuestos con los que se guarde el principio de causalidad.

Actualmente Colombia se encuentra en el proceso de implementación de la factura electrónica, conozca más acerca de este tipo de facturación obligatoria para algunas empresas, en este artículo: Facturación electrónica en Colombia.

¿Qué es una factura?

Es un título valor, que sirve como soporte para garantizar el desarrollo de una transacción económica, la cual es expedida por un vendedor en formato físico o digital a un comprador, este último deberá guardar el soporte en caso de que este obligado a llevar contabilidad con el fin de validar la transacción económica, pero también puede ser usada para realizar un reclamo al vendedor, la definición de factura se encuentra en el artículo 772 del código de comercio.

factura electrónica

Requisitos de la factura

Los requisitos de la factura a nivel comercial se encuentran en el artículo 774 del código de comercio, y son los siguientes:

  • Debe contener una fecha de vencimiento, pero al no estar expresa se entenderá que es 30 días calendario, después de su elaboración.
  • Fecha de recibida, con la información correspondiente de la persona que la recibió.
  • En todas las copias y el original de la factura debe estar establecido el precio de la prestación del servicio o la venta del producto, con sus respectivas condiciones de pago.

Para que el documento se considere como título valor debe cumplir con los tres requisitos anteriormente dispuestos, el no cumplir alguno de estos la convertirá en un documento no valido ante el código de comercio, pero no afectará la validez del negocio.

En materia tributaria, la factura debe cumplir otros requisitos para que pueda ser considerada como un soporte valido, estos requisitos están dispuestos en el artículo 617 del estatuto tributario y son:

  1. Tener un encabezado que la defina expresamente como factura de venta.
  2. Identificación de quien vende o presta el servicio, así como su nombre o razón social.
  3. Identificación de quien adquiere el servicio o el producto, junto con su nombre o razón social y el IVA que cancela.
  4. Tener una numeración consecutiva.
  5. Fecha en la que fue expedida.
  6. Descripción o concepto del producto vendido o del servicio prestado.
  7. Valor total de la transacción.
  8. Los datos de la imprenta que realizo el documento.
  9. Régimen al que pertenece y su calidad de retenedor.
Importante
Los cuatro primeros requisitos deben estar pre-impresos en la factura cuando esta sea manual, en el caso de que sea por computadora se darán por cumplidos estos requisitos.

De igual manera un requisito fundamental para que el documento tenga la calidad de soporte para efectos tributarios, debe contar con la resolución de autorización por parte de la Dian, además de ser un gastos que cumpla con el requisito de causalidad.

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Facturación en el régimen simplificado

Por ley las personas no responsables de IVA no están obligados a expedir factura, pero en el caso que deseen hacerlo deberán cumplir con los requisitos establecidos por el código de comercio.

De este modo si una persona responsable de IVA realiza una compra a un no responsable de IVA, necesita un documento para deducir dicho gastos o costo, para lo cual deberá elaborar un documento equivalente que soporte la compra.

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