Retención en la fuente por salarios – Guía completa

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Los ingresos por salarios pueden ser objeto de retención en la fuente, siempre que este concepto cumpla con el tope establecido por la legislación, resaltando que la tarifa de esta retención a diferencia de las demás, es una tarifa progresiva que aumenta con relación a los ingresos obtenidos por el empleado.

Es necesario tener en cuenta que esta retención aplica exclusivamente para los pagos que se realicen a un empleado como parte de un contrato de trabajo, salvo una excepción, la cual será tratada más adelante, pero que en general corresponde a los ingresos obtenidos por concepto de honorarios producto de un contrato de prestación de servicios.

¿Qué se incluye dentro de los ingresos labores o salarios?

Según el artículo 26 del Estatuto Tributario, son todos los pagos producto de una relación laboral susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados.

Por otro lado, la normatividad laboral indica que constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio.

Según lo anterior, para efectos de determinar la base gravable de los pagos laborales para efectos de retención, son:

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Tabla de retención en la fuente 2021

¿A qué empleados se les debe practicar retención en la fuente por salarios?

En principio, todo aquel empleado que se encuentre vinculado a una empresa por medio de un contrato de trabajo legal y que devengue mensualmente 95 UVT, será objeto de retención en la fuente sobre ingresos laborales.

Cabe resaltar que el empleado podrá depurar su base gravable, de modo que, si sus ingresos laborales son mayores a 95 UVT, pero luego de depurados son inferiores, no se le practicaría la retención en la fuente.

Retención en la fuente por salarios sobre el pago de honorarios

Además de los empleados, también se deberá aplicar retención por concepto de salarios o ingresos laborales, a los pagos por concepto de honorarios producto de un contrato de prestación de servicios, siempre que el prestador del servicio notifique o demuestre que no ha contratado o vinculado dos o más trabajadores asociados a la actividad, según lo dispuesto por el parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario.

En este sentido, siempre que un prestador de servicios cumpla con dicha condición deberá someterse a la retención por salarios, pero en el caso de no cumplir, se debería aplicar la respectiva retención por honorarios.

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Aspectos legales del pago de honorarios

Tarifa de retención en la fuente por ingresos laborales

La tarifa aplicable a la retención por salarios, como se mencionó en un principio es de carácter progresivo, mientras más alta sea la base gravable, más alta puede ser la tarifa de la retención, según lo dispuesto en el artículo 383 del Estatuto Tributario es:

Rangos en Uvt

Tarifa marginalRetención en la fuente
Desde

hasta

0950%0
> 9515019%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT) x 19%
> 15036028%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) x 28% mas 10 UVT
> 36064033%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT) x 33% mas 69 UVT
> 64094535%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 640 UVT) x 35% mas 162 UVT
> 9452.337%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 945 UVT) x 37% mas 268 UVT
> 2.300En adelante39%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 2300 UVT) x 39% mas 770 UVT.

Como se puede observar, la retención por salarios empieza a aplicar a partir de 96 UVT y puede llegar a tener una tarifa desde hasta el 39% para salarios que sean superiores a 2.300 UVT.

Depuración de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios

Al igual que sucede con la declaración de renta de personas naturales, los empleados podrán descontar los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las rentas de trabajo exentas, conforme a lo dispuesto por el artículo 388 del Estatuto Tributario.

Es decir, que al total de ingresos percibidos por el empleado se deben restar todas las rentas no constitutivas de renta ni ganancia ocasional teniendo en cuenta lo permitido por la ley y, de igual manera las rentas exentas bajo los límites permitidos, realizando esta depuración se obtendría la base sujeta a retención.

En el caso de los contratistas independientes a los cuales se le aplique la retención por ingresos laborales del artículo 383 E.T., tendrán la opción de descontarse como renta exenta lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario, según lo indica el artículo 388 del Estatuto Tributario.

Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional

Dentro de los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional que podrá restar el empleado de su base para aplicar la retención en la fuente por salarios, se encuentran:

  • Los aportes obligatorios realizados al sistema general de seguridad social, de los cuales trata el artículo 56 del E.T.
  • Los pagos obligatorios al sistema general de pensiones y los aportes voluntarios al RAIS, según el artículo 55 del E.T, en este último caso, existe un límite de 3.800 anuales y en conjunto con los aportes a cuentas AFC no pueden superar el 30% de los ingresos del trabajador.
  • Aportes al fondo de solidaridad.
  • Los reembolsos de gastos por manutención, alojamiento y transporte.
  • Los apoyos económicos del Estado. Art. 46 E.T.

Deducciones

Dentro de las deducciones se encuentran:

  • Los pagos por alimentación que reciba el empleado de parte de su empleador, según el artículo 387-1, limitados a 41 UVT mensuales y solo se puede efectuar para salarios iguales o inferiores a 310 UVT mensuales.
  • La respectiva deducción por dependientes económicos, teniendo como límite el 10% de los ingresos brutos y hasta 32 UVT mensuales.
  • Los intereses pagados por créditos de vivienda, según los lineamientos del artículo 387, hasta un máximo de 100 UVT al mes.
  • Los pagos realizados por el empleador a medicina propagada o seguros que cubran a sus hijos, cónyuge o dependientes, teniendo como límite 16 UVT mensuales.

Rentas exentas

Las rentas exentas que se pueden considerar dentro de la retención en la fuente por ingresos laborales, son:

  • Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad.
  • Indemnización por protección a la maternidad.
  • Recibido por gastos de entierro del trabajador.
  • Auxilio de cesantías e intereses, teniendo en cuenta la limitación del artículo 206, numeral 4 del Estatuto Tributario.
  • Pensiones de jubilación hasta 1.000 UVT mensuales.
  • Gastos de Representación de rectores y profesores universidades oficiales: sin exceder del 50% salario.
  • 25% de los pagos laborales limitado a 240 UVT mensuales.

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Conzoca más sobre las rentas exentas

Limitación en las deducciones y rentas exentas

Es necesario tener en cuenta que, al realizar la depuración de la base sujeta a retención en la fuente por salarios, el total de las deducciones y rentas exentas no pueden superar el 40% del ingreso neto gravable, según las disposiciones del artículo 388 numeral 2 del E.T.

Al realizar al cálculo, se tendría que realizar la siguiente operación:

  • Ingresos laborales totales.
  • Menos ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional
  • Igual a ingreso neto gravable “Este valor se debe multiplicar por el 40% para determinar el límite de las deducciones y rentas exentas”.

Procedimientos de retención en la fuente por salarios

El empleador encargado de practicar la retención en la fuente puede optar por aplicar dos métodos de retención en la fuente por salario, la diferencia entre estos dos métodos radica en la forma de calcular la tarifa de retención, pero los conceptos permitidos para depurar la base son los mismos.

Procedimiento de retención por salarios número 1

Este procedimiento se encuentra contemplado dentro del artículo 385 del estatuto tributario, se caracteriza por que debe realizarse el cálculo de manera individual cada mes, en resumen, la fórmula para determinar la base gravable es la siguiente:

  • +Sumatoria de todos los pagos laborales recibidos durante el mes.
  • Total ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
  • Total rentas exentas.
  • Total deducciones.
  • Totalizar hasta este punto para determinar el 25% de las rentas exentas laborales.
  • 25% por concepto de rentas exentas de trabajo.

De este modo el resultado de la operación sería el valor de la base sujeta a retención en la fuente por salarios, el siguiente paso es convertir la base a UTV para aplicar la respectiva tarifa, según la tabla.

Procedimiento de retención por salarios número 2

El procedimiento 2 se encuentra contemplado en el artículo 385 del estatuto tributario, a diferencia del procedimiento 1 que se determina la base mensualmente, el procedimiento 2 establece un porcentaje fijo semestral, el cual será utilizado mes a mes durante el transcurso del semestre, aplicándolo a la base de retención.

Este procedimiento se realiza en los meses de junio y diciembre de cada año, en estos meses se totalizarán los valores correspondientes de los 12 meses anteriores, es decir, en junio se totalizan todos los conceptos necesarios de los doce meses anterior hasta llegar a mayo del año anterior, en el caso de diciembre se llegaría hasta noviembre del año anterior.

Cuando se trate de empleados que no lleven más de un año laborando con la empresa, la tarifa se calcula con el número de meses que lleve y se debe realizar la división por el mismo valor.

Para este procedimiento inicialmente se debe calcular el porcentaje fijo de la siguiente manera:

  • + Sumatoria de todos los ingresos laborados recibidos durante los 12 meses anteriores.
  • Total ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional de los 12 meses anteriores.
  • Total rentas exentas de los 12 meses anteriores.
  • Total deducciones de los 12 meses anteriores.
  • Totalizar hasta este punto para determinar el 25% de las rentas exentas laborales.
  • 25% por concepto de rentas exentas de trabajo.
  • Dividir el total entre el número de meses correspondientes.
  • Dividir el total entre el valor del UVT para obtener la base en UVT y ubicar el valor en la tabla del artículo 383.
  • El resultado debe ser dividido entre la base en UVT y multiplicarlo por cien.

Como resultado se obtendrá el porcentaje fijo de retención, este porcentaje se deberá multiplicar por la base, la cual se deberá calcular mensualmente, como se indicó en el procedimiento 1, el proceso de calcular el porcentaje fijo solo se debe realizar una vez por semestre, esto quiere decir que no será necesario volver a utilizar la tabla de tarifas, pues se usará el porcentaje fijo.

Retención por pagos inferiores a los 95 UVT

Cuando se elija el método dos, se debe tener en cuenta que el porcentaje se debe aplicar todos los meses, así la base depurada en uno de esos meses no supere los 95 UVT.

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