Sanción por libros de contabilidad

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Todos los contribuyentes que se encuentran obligados a llevar contabilidad, deben hacerlo bajo los respectivos libros de contabilidad, en donde debe reposar la información detallada de todos los movimientos financieros de la empresa, de manera ordenada y de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Obligados a llevar libros de contabilidad

Ante la obligación de llevar libros, nace la sanción por no llevar libros de contabilidad o llevarlos de manera incorrecta, en este sentido, es necesario precisar que existen algunas diferencias entre la norma comercial y tributaria en este aspecto, puesto que, según el código de comercio todos los comerciantes deben llevar libros de contabilidad para su control, pero la sanción de la cual trata este artículo recae sobre los  obligados a llevar contabilidad bajo la norma tributaria,  que en resumen se trata de las personas responsables de IVA.

Existen algunas excepciones frente a esta responsabilidad, dentro de las cuales se incluyen las personas naturales que:

  • Desarrollen profesiones liberales.
  • Sean agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural.
  • Sean asalariados.

Sanción por irregularidades en la contabilidad

Dentro del artículo 655 del Estatuto Tributario se menciona que la sanción por irregularidades en la contabilidad será sancionada con una multa del 0.5% de la cifra que dé mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al cual se imputa la sanción, teniendo en cuenta que esta sanción en ningún caso podrá superar los 20.000 UVT.

  • Esta sanción aplica tanto para los que no llevan contabilidad, como para los que la llevan de manera irregular, la tarifa no cambia en ningún caso, por lo cual, las dos faltas se sancionan de la misma manera.

Cuando la sanción por libros de contabilidad se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder, de este modo, el contribuyente podrá interponer un recurso de reconsideración al ser notificado.

No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable.

Por otro lado, actualmente no es posible reducir la sanción por libros de contabilidad, es necesario realizar esta aclaración teniendo en cuenta que anteriormente en el artículo 656 del Estatuto Tributario se contemplaba esta posibilidad, pero con la ley 1819 de 2016 se eliminó esta opción.

Rechazo de los costos, deducciones y otros conceptos

En cuanto a esta sanción se refiere, es indispensable tener en cuenta lo que menciona el artículo 655 E.T., el cual en el inicio indica que:

Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes.

Por lo cual, se corre el riesgo de que la DIAN rechace los costos, deducciones y otros conceptos que disminuyan la base gravable de los impuestos a cargo del contribuyente, cuando este posee irregularidades en su contabilidad, de este modo, la sanción sería lo menos preocupante, puesto que, el contribuyente debería pagar, por ejemplo, el impuesto de renta sobre sus ingresos brutos.

Cabe resaltar que esta actuación no será inminente o definitiva, pues el contribuyente cuenta con la opción para probar la realidad de sus costos, deducciones y demás valores utilizados para disminuir su base gravable.

¿Cuáles son los hechos irregulares en la contabilidad?

Los hechos que pueden provocar la sanción por irregularidades en los libros de contabilidad se encuentran citados en el artículo 654 del Estatuto Tributario, los cuales son:

  • Estando obligado a llevar libros de contabilidad, no tenerlos.
  • Teniendo la obligación de registrar los libros de contabilidad no cumplir con dicha disposición.
  • No presentar ante las autoridades tributarias los libros cuando estas los soliciten.
  • Tener doble contabilidad.
  • No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
  • Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro meses de atraso.

En caso de presentarse cualquiera de estos puntos, la DIAN podrá imponer la debida sanción por hechos irregulares en la contabilidad, teniendo en cuenta que ningún caso es tratado de manera especial, es decir, para todos los seis casos se aplica el mismo nivel de gravedad.

Libros que se incluyen dentro de la sanción por libros de contabilidad

La legislación colombiana no indica de manera expresa por cuáles libros se puede aplicar la sanción por libros de contabilidad, de manera que es necesario inferir que son los que posean información directa sobre los valores que intervienen en el cálculo de impuestos y demás conceptos tributarios, como es el caso de libro diario columnario.

Lo más importante en este sentido es que toda la información como bases, descuentos y demás conceptos usados en el aspecto tributario, se encuentren organizados dentro de los libros pertinentes.

En este sentido cabe resaltar que la DIAN puede solicitar los libros de contabilidad a los contribuyentes para examinar la veracidad de los mismos, dentro de los cuales la información bajo ninguna circunstancia puede encontrarse atrasada por más de cuatro meses contados a partir de la fecha de solicitud de exhibición. Una vez la DIAN solicite los libros de contabilidad el contribuyente contará con cinco días hábiles para su presentación, resaltando que no necesariamente los libros deben encontrarse impresos.

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