Como se había mencionado en un artículo anterior, la DIAN puso a disposición de las personas obligadas a expedir el documento soporte de pago de nómina electrónica su software gratuito para que cumplan con dicha obligación, a la fecha tan solo los pertenecientes al grupo 4 son los únicos que tienen plazo para cumplir con esta reglamentación, este grupo se conforma por los empleadores que poseen entre 1 y 10 empleados, aunque, los que ya implementaron la nómina electrónica, pueden cambiarse libremente para hacer uso del software gratuito de la DIAN.
Cabe resaltar tres características fundamentales de este servicio:
- No tienen ningún costo para los usuarios, puesto que incluye el certificado de firma digital y el software.
- No existen límites a los documentos que se generan.
- Es compatible con cualquier dispositivo.
Contenidos del artículo
Paso a paso para acceder al software gratuito de documento soporte de pago de nómina electrónica
Para acceder a este software los usuarios deberán seguir los siguientes pasos:
Ingreso a la plataforma de facturación electrónica
El primer paso consiste en acceder a la plataforma desde este enlace, una vez dentro, los usuarios tendrán dos opciones a elegir, empresa y persona, cabe resaltar que este procedimiento está enfocado para los facturadores electrónicos.
Respecto a lo anterior, se debe tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos fundamentales, los cuales son:
- Estar registrado en el RUT.
- Estar registrado y habilitado como facturador electrónico.
Si se cumplen los dos requisitos, ingrese dependiendo si es empresa o persona, en el caso de las empresas, se podrá acceder con el número de documento del representante legal y el NIT de la empresa, para las personas naturales, solo se requiere el número de documento, pero, en ambos casos será enviado un correo electrónico registrado en el RUT, para validar el acceso.
Habilitación del software gratuito
Una vez dentro de la plataforma, deberá realizar el registro y habilitación en el software de generación de documento soporte de pago de nómina electrónica, esto se lleva a cabo haciendo clic sobre la opción registro y habilitación, posteriormente, en el enlace Documentos Electrónicos.
En esta sección encontrará la opción Nómina Electrónica donde deberá hacer clic, luego debe hacer clic en el botón Nómina Electrónica y Nómina de ajuste, al realizar estos pasos aparecerá un letrero en pantalla al cual deberá aceptar.
Registrarse como emisor de documentos
En este paso tan solo se deberá elegir la opción Emisor, y aceptar a las siguientes ventanas emergentes las cuales le preguntarán si está seguro de registrarse como emisor de otros documentos electrónicos.
Seleccionar el tipo de software a usar
Ahora deberá elegir el software que desea usar, como este tutorial se trata de usar el sistema gratuito de la DIAN, deberá elegir la opción Software solución gratuita y luego hacer clic sobre el botón verde Asociar que se encuentra en la parte derecha del módulo, aparecerán otras opciones que se llenarán automáticamente por el sistema, solo deberá hacer clic en asociar de nuevo.
Set de pruebas
Al finalizar los pasos anteriores tendrá la opción de acceder al set de pruebas, lo cual es obligatorio para proceder con la habilitación del software, el sistema solicitará que sean enviados 20 documentos de prueba en total, 10 nóminas individuales y 10 ajustes, aunque realmente bastará con enviar 4, 2 documentos de cada uno.
En la sección gráfico podrá ver el total de documentos enviados, cuando complete los documentos requeridos, el proceso de habilitación pasará de en “proceso” a “aceptado”.
Envío de documentos de prueba
Una vez comprendido lo anterior, el usuario deberá empezar a enviar los documentos de prueba, para ello, deberá dirigirse al panel izquierdo y seleccionar la opción Solución gratuita e Ingresar, luego deberá hacer clic en Nómina Electrónica, recuerde que antes de enviar los documentos de prueba deberá crear un trabajador, dos rangos de numeración y verificar que el certificado digital esté habilitado.
Estos procesos se enseñarán más adelante.
Una vez se cumplan los requerimientos, deberá enviar los documentos de prueba exigidos para la habilitación.
Configuración inicial e ingreso
Al realizar todos los pasos anteriores el usuario tendrá habilitado el sistema de nómina electrónica, deberá acceder por medio del botón Solución gratuita como se enseñó en el paso anterior, allí deberá verificar la información principal como los datos de usuarios, en dicha sección encontrará toda la información de la empresa incluyendo el logo.
Solicitar el certificado digital gratuito
Un paso fundamental es tener el certificado digital, si se encuentra interesado en adquirir el que la DIAN suministra de forma gratuita, deberá encontrarse en la sección de soluciones gratuitas, allí deberá dirigirse a la parte superior derecha sobre el nombre de la empresa, al hacer clic se desplegará un listado de opciones, de la cual nos será útil la tercera “Certificado Digital”.
Una vez dentro del módulo, elija la opción Solicitar certificado digital, ahora en pantalla aparecerá un formulario que deberá llenar con toda la información solicitada, finalizado esto, recibirá un correo electrónico con un link de habilitación del certificado, de este modo quedará listo y sincronizado con el aplicativo.
Como crear rangos de numeración en el software gratuito de nómina electrónica
En la parte superior del aplicativo, encontrará la opción Configuración, haga clic sobre ella, en esta sección deberá elegir la opción Rangos y numeración, ahora deberá proceder a crear los rangos de numeración según sus necesidades, también podrá modificar o crear rangos ya existentes.
Para crear un rango nuevo tan solo deberá hacer clic sobre el botón verde Crear nuevo y digitar el rango requerido.
Configuración de trabajadores
Para ingresar o retirar trabajadores en el software gratuito, deberá seleccionar la opción Configuración en la parte superior de la plataforma, posteriormente debe seleccionar la opción Trabajador.
Para empezar, deberá hacer clic sobre el Botón crear nuevo trabajador, allí será solicitada la información relativa al trabajador como sus datos personales y, además, se solicitarán otros datos relacionados con el lugar de trabajo y el pago del salario.
En caso de requerir crear una cantidad elevada de trabajadores, se recomienda cargar un listado, para esto solo deberá elegir la opción Cargar archivo en el módulo de trabajadores, la plantilla se puede descargar haciendo clic sobre la opción “Plantilla cargue masivo de trabajadores”.
Lea detenidamente la información brindada sobre los requerimientos del archivo que se va a cargar, luego haga clic sobre el botón Seleccionar archivo y Subir archivo, en las ventanas emergentes deberá hacer clic sobre aceptar para que los trabajadores queden registrados en la plataforma.
Puede buscar cada trabajador individualmente para eliminarlo o modificar la información registrada, para esto puede hacer uso de los filtros que dispone el sistema.
Emisión de documentos por medio del Software gratuito de nómina electrónica
Una vez se ingresen los rangos de numeración, los trabajadores y se vincule el certificado digital, podrá empezar a emitir los documentos electrónicos, para ello, estando dentro de la plataforma, deberá seleccionar la opción nómina electrónica en la barra azul en la parte superior de la pantalla, elija el tipo de documento que desea generar, puede ser: Nómina electrónica, Nota de ajuste reemplazar o eliminar.
En pantalla aparecerá un formulario que deberás llenar con toda la información requerida, principalmente la nómina podría estar predefinida según los datos de todos los trabajadores, por ello, la primera opción es “¿Documento con novedad?” en caso de que no exista ningún cambio para el periodo de información, elija la opción No, de lo contrario elija Si.
Al llenar todos los campos podrá previsualizar el documento con el fin de verificarlo, si todo está bien, deberá hacer clic sobre el botón Firmar y guardar que se encuentra en la parte inferior, es muy importante que se encuentre seguro de los datos anexados.
Al completar todos estos pasos podrá hacer uso el software las veces que desee sin ningún costo o limitación, recuerde que también podrá realizar los respectivos documentos de ajustes y consultar los documentos emitidos, todo esto lo podrá hacer desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet.
