Teletrabajo: Regulación y cómo implementarlo

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El teletrabajo se encuentra reglamentado en Colombia bajo la ley 1221 de 2008 y el decreto 884 de 2012, como se puede observar, esta figura no es nueva en el país, pero actualmente es más usada debido a las circunstancias que se presentan.

La modalidad de teletrabajo tiene unas grandes ventajas tanto para el empleado como para el empleador, de lo cual se hablará más adelante, puesto que inicialmente se deben considerar los aspectos legales pertienentes.

Marco normativo del teletrabajo en Colombia

Inicialmente, la ley 1221 establece el reconocimiento del teletrabajo en Colombia como forma de trabajo en sus ámbitos de aplicación, las bases para la generación de una política pública de fomento de esta modalidad y una política pública de teletrabajo para la población vulnerable, adicionalmente esta ley crea la Red Nacional de Fomento al teletrabajo, con el objetivo de formalizar y promover el teletrabajo.

Por otro lado, se encuentra el decreto 884 en donde se especifican  las condiciones laborales que regulan el teletrabajo  en relación de dependencia, las relaciones entre empleadores y teletrabajadores, las obligaciones para entidades públicas y privadas, las ARLs y la Red de Fomento para el teletrabajo.

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Contrato de trabajo a domicilio

¿Cómo se debe constituir el contrato de trabajo para teletrabajadores?

Se debe resaltar que el teletrabajo es una forma de organización laboral más no es un tipo de contrato, por ende, un teletrabajador podrá ser contratado bajo cualquier tipo contrato laboral, cumpliendo con las disposiciones del artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y cumpliendo con las condiciones legales que se derivan, como lo son la seguridad social “incluyendo ARL”, aportes parafiscales, prestaciones sociales, etc.

El contrato de trabajo deberá contener como mínimo:

  • Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, incluyendo la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y en la medida de lo posible el espacio.
  • Será necesario especificar cuáles serán los horarios de trabajo y los días, con el fin de tener claridad ante cualquier inconveniente que se presente en la relación empleado – empleador.
  • Definir las responsabilidades que tiene el teletrabajador con respecto al material de trabajo que se le entrega, por ejemplo, que responsabilidad tendrá sobre el computador que se le entrega y cómo lo debe devolver.
  • Por último, será necesario aclarar las medidas de seguridad informática que debe comprender el teletrabajador.

Cambio de modalidad de trabajo

Cuando un empleado es contratado para laborar por teletrabajo, no será posible que luego se le exija laborar de manera presencial en las instalaciones de la empresa, a menos de que el teletrabajador se encuentre de acuerdo y acceda a realizar un cambio en el contrato de trabajo inicial.

Cuando se desea cambiar la modalidad de trabajo presencial a teletrabajo, será necesario adicionar las cláusulas mencionadas anteriormente, con el fin de tener claridad en las obligaciones y responsabilidades por parte del teletrabajador.

Un teletrabajador debe gozar de un trato igualitario dentro de la empresa, con respecto a los trabajadores presenciales, es decir, debe tener acceso a un salario equivalente al de sus compañeros y los mismos beneficios.

El teletrabajo dentro del RIT

Cuando una empresa empiece a vincular empleados por medio de teletrabajo será necesario que, dentro del Reglamento Interno de Trabajo, aclare el uso que se le debe dar a los equipos, programas y manejo de la información, de esta manera el teletrabajador se comprometerá con los activos y la información de la empresa.

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Qué es el reglamento interno de trabajo

Auxilio de transporte y horas extras en el teletrabajo

Cuando el teletrabajador no tenga la obligación de movilizarse de un lugar a otro, no se le deberá pagar auxilio de transporte, en el caso de las horas extras y recargos, el empleador deberá por su cuenta verificar que el teletrabajador cumpla con los horarios y sí determina que trabajó horario adicional, deberá liquidar el trabajo adicional como a cualquier otro empleado.

Formatos para implementar el teletrabajo

En el sector privado se deben tener en cuenta  cinco aspectos fundamentales  para la contratación por medio de teletrabajo, aspectos que fueron mencionados anteriormente, pero en esta sección recalcaremos y anexaremos los formatos expuestos por el MinTrabajo, para que se garantice el pleno cumplimiento de la norma:

  • Aspecto 1. Voluntariedad: Se trata del acuerdo que debe existir entre las dos partes para que se labore bajo la modalidad de teletrabajo, en este caso se podrá hacer uso del formato de incorporación a la modalidad de teletrabajo.
  • Aspecto 2. Acuerdo o contrato de teletrabajo: Este caso aplica para los trabajadores que tienen contrato presencial y van a pasar la modalidad de teletrabajo, puede descargar el formato aquí.
  • Aspecto 3. Modificación del Reglamento Interno de Trabajo: Como ya se mencionó el RIT debe ser modificado, los capítulos que puede añadir los encontrará en este formato.
  • Aspecto 4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral: En este caso se presenta un formato de autorreporte de las condiciones de teletrabajo.
  • Aspecto 5. Reversibilidad del teletrabajo: Es una facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador, la cual consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de trabajo en las instalaciones del empleador, puede ser presentado el formato del empleador o el formato del empleado.

Aspecto a considerar en la implementación del teletrabajo

El teletrabajo aplica para una serie de cargos limitados, los cuales no requieren que el empleado se encuentre en las instalaciones de la empresa, aun así, esta modalidad podría generar algunas ventajas para el empleador en cuanto ahorro de dinero al no tener que pagar auxilio de transporte y también se vería beneficiado en otros sentidos como lo sería el ahorro de energía y otros recursos que podría gastar un empleado que trabaja de manera presencial.

Dicho lo anterior, para implementar el teletrabajo sería necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Elaboración de un plan de contingencia

Este plan debe abarcar no sólo las decisiones relativas al equipo directivo, sino también la orientación sobre la forma en que debe relacionarse con los empleados y otros interesados (clientes, asociados, proveedores, etc.).

2. Evaluación de los medios

El teletrabajo generalmente no requiere equipos o dispositivos sofisticados, pero es importante que cada empleado trabaje con las soluciones y aplicaciones más útiles para la situación, es ideal tener soluciones de gestión en línea o en la nube, porque son colaborativas y pueden ser controladas desde cualquier lugar.

3. Evaluación de tareas imposibles con el teletrabajo

Se debería hacer una evaluación de todas las tareas y la viabilidad de realizarlas a distancia, es necesario analizar el impacto que las tareas que no se pueden llevar a cabo de esta manera tendrán en los procesos, los recursos materiales, humanos y las relaciones externas de la empresa.

4. Evaluación de los empleados

Los empleados se enfrentarán a los procesos de teletrabajo según sus respectivas experiencias, habilidades y formación, las empresas deberían vigilar más de cerca a los empleados con más responsabilidad, pero que se espera que encuentren más dificultades en el proceso, incluso pueden considerar la posibilidad de una orientación personalizada.

5. Elaboración de indicadores de vigilancia

Las empresas que quieren implementar el teletrabajo deberían definir indicadores objetivos que sean fáciles de interpretar, continuamente accesibles e informativos sobre el rendimiento de los empleados y la forma en que realizan sus tareas, estos indicadores permitirán evaluar los progresos en la experiencia de teletrabajo.

6. Comunicación a los empleados

La retroalimentación de los empleados sobre el plan de acción es muy importante y puede implicar algunas rectificaciones, es importante implementar un flujo de comunicación adecuado, incluyendo la elección de los mejores momentos para transmitir la información, cómo debe hacerse y a quién.

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