Regulación del trabajo remoto – Mintabajo

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Por medio del Decreto 555 del 9 de abril de 2022, el Ministerio del Trabajo reglamentó el trabajo remoto en Colombia, de acuerdo con lo anteriormente establecido dentro de la ley 2069 de 2020 y la ley 2121 de 2021.

Cabe resaltar que el trabajo remoto tomó fuerza en Colombia gracias a la pandemia que se presentó desde el año 2021, por tal razón, el Gobierno empezó a fortalecer este tipo de modalidad labora, la cual básicamente consiste en que no existe una interacción física entre las partes que conforman el contrato de trabajo, haciendo uso de herramientas tecnológicas para comunicarse.

Es necesario tener en cuenta que, para poder implementar el trabajo remoto, el empleador deberá cumplir con haber eliminado todas las barreras que puedan limitar esta modalidad de prestación del servicio, por lo cual, será necesario realizar adecuaciones en políticas y en determinado caso estructurales con el fin de garantizar los derechos el trabajador y la correcta prestación del servicio.

A continuación, se presentan los puntos más importantes en cuanto a la regulación del trabajo remoto.

Contrato de trabajo remoto

Según del decreto 555 de 2022, como mínimo un contrato de trabajo remoto deberá contener:

  • Las funciones a desempeñar por parte del trabajador.
  • Las condiciones físicas bajo las cuales el trabajador se desempeñará.
  • Listado de elementos que se entregarán al trabajador, lo cual incluye elementos físicos como computadores u otros elementos como programas, además de los auxilios que le reconocerá el empleador para los gastos de energía, internet u otros servicios que requiera el trabajador para prestar sus servicios de manera remota.
  • La responsabilidad del trabajador frente a los elementos que le sean entregados, así como el proceso de devolución de los mismo.
  • Los lineamientos preventivos relativos a la seguridad informática que debe conocer el trabajador.
  • Las situaciones en las cuales el trabajador podría verse obligado a presentarse físicamente al centro de trabajo de la empresa cumpliendo con lo establecido dentro del artículo 16 de la ley 2121 de 2021.

Es de resaltar que el trabajador y empleador deberán pactar estás condiciones de manera virtual, cumpliendo con los demás requerimientos legales pertinentes a cualquier relación laboral formal, además, para esto, el trabajador no tendrá que correr con ningún costo.

Obligaciones del empleador

Son obligaciones del empleador con respecto al contrato de trabajo remoto las siguientes:

  • Realizar el respectivo trámite frente a la ARL relacionado con los trabajadores remotos.
  • Actualizar a la ARL sobre el lugar donde se prestará el servicio.
  • Vincular al trabajador a los programas relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
  • Brindar la información al trabajador sobre la manera en la que se deben reportar los accidentes laborales.
  • Brindar los elementos de protección personal que le correspondan según las tareas asignadas.
  • Entregar al trabajador una copia del contrato de trabajo y, además, una copia de las políticas de la empresa relativas a la salud y seguridad en el trabajo.
  • Con la ayuda de la ARL verificar que el lugar de trabajo sea óptimo y cumpla con las condiciones necesarias de seguridad e higiene.
  • Garantizar el derecho a la desconexión laboral y prevenir cualquier inconveniente que pueda afectar la salud mental del trabajador.
  • Incluir los puestos de trabajo remotos dentro de los programas de seguridad y salud en el trabajo.
  • Realizar las respectivas valoraciones médicas ocupacionales al ingresar al puesto de trabajo, al finalizar el contrato y luego de presentarse alguna incapacidad médica, con el fin de identificar algún deterioro en la salud del trabajador con relación a su modalidad de trabajo.

Cabe señalar que las evaluaciones médicas ocupacionales podrán llevarse a cabo por telemedicina.

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Reglamentación del trabajo en casa

Obligaciones del trabajador remoto

En cuanto a las obligaciones del trabajador remoto, según el Decreto 555, son las siguientes:

  • Hacer parte de las actividades de prevención y promoción que sean llevadas a cabo la empresa o la ARL, así como cualquier actividad relacionada con la seguridad y salud en el trabajo.
  • Dar cumplimiento a las normas relativas al Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la empresa.
  • Informar de manera oportuna cualquier alteración que presente en su salud, lo cual conlleve a una afectación para desarrollar sus funciones.
  • Utilizar los elementos de seguridad que le sean suministrador por la empresa, de manera correcta.
  • Reportar oportunamente a su jefe inmediato cualquier accidente laboral, enfermedad laboral, incidente e incapacidad.
  • Informar el cambio de lugar de prestación del servicio en caso de que suceda.
  • Realizar la devolución de los elementos de trabajo que le sean entregados en las condiciones que hayan sido recibidas, pero considerando su desgaste natural.

Principales obligaciones de la Aseguradora de Riesgos Laborales

Tanto el empleador, como el trabajador, deberán exigir a su ARL que cumpla con lo siguiente:

  • Determinar e informar los procedimientos que se deben seguir en cuanto a la prevención del riesgo de trabajo remoto.
  • Dentro de las actividades de promoción y prevención deberá incluirse el trabajo remoto.
  • Brindar al empleador pausas activas virtuales para los trabajadores remotos.
  • Acompañar al empleador verificar el lugar de trabajo del trabajador remoto y brindar información sobre la idoneidad del mismo.

Horario del trabajador remoto para cumplir con responsabilidades personales

Cuando el trabajador remoto certifique que cumple funciones como cuidador de menores de 14 años, discapacitados o adultos mayores, que tengan primer grado de consanguinidad, podrán llegar a un acuerdo entre trabajador remoto y empleador, para que el horario se ajuste a sus necesidades personales.

En estos casos el trabajador remoto deberá informar desde un inicio a su empleador, además, el horario elegido no debe afectar sus funciones y siempre deberá haber un mutuo acuerdo entre las partes para que se pueda llegar a este arreglo.

Horarios flexibles en el trabajo remoto

Por mutuo acuerdo se podrán pactar horarios flexibles, el trabajador se obligará a cumplir con la jornada laboral y el empleador podrá implementar herramientas para asegurarse de que esto sea así, sin que se afecte el derecho a la desconexión laboral.

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Todo sobre la desconexión laboral

Auxilio compensatorio de costos de servicios públicos y otras compensaciones

Es evidente que en este caso no hay lugar a que se le reconozca auxilio de transporte al trabajador remoto, puesto que, no deberá desplazarse hasta las instalaciones de la empresa frecuentemente, pero este si deberá incurrir en gastos de energía, internet o telefonía para prestar sus servicios, de este modo, las dos partes deberán pactar un auxilio que en ningún caso podrá ser inferior al auxilio de transporte vigente.

Así mismo, si las dos partes podrán pactar el reconocimiento de una compensación por el uso de herramientas propias del trabajador remoto, por ejemplo, el empleador y trabajador podrán convenir que este último proporcione su computador para desarrollar sus funciones, de modo que el empleador le pagaría un monto de dinero por esta eventualidad.

Diferencias del trabajo remoto con el trabajo en casa y teletrabajo

Según el Mintrabajo, las principales diferencias entre estos tipos de prestación de servicio laboral, son las siguientes:

  • El trabajo en casa se da de manera temporal por situaciones excepcionales, especiales u ocasionales.
  • El trabajo remoto es permanente, la labor será realizada 100 % de forma virtual y no admite alternancia.
  • El teletrabajo es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo, esta forma de organización admite 3 tipos de formas (autónomos, móviles y suplementarios), es reversible por parte del empleador y admite ser prestada bajo la modalidad de alternancia.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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