Usuarios habituales y ocasionales en trámites aduaneros

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Para empezar, es indispensable tener claridad sobre la calidad de usuario aduanero, la cual se obtiene cumpliendo con alguna de las disposiciones contenidas dentro del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019:

  • La persona natural o jurídica o sucursal de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, como importador, exportador, consorcio, unión temporal o declarante en los regímenes, modalidades, operaciones aduaneras o en cualquier trámite aduanero.
  • Cualquier persona que solicite una autorización, habilitación o registro para proceder ante la administración de aduanas.
  • Las entidades estatales, funcionarios diplomáticos y los organismos internacionales que actúen como importadores, exportadores o que realicen cualquier otra actividad de tipo aduanero.

Usuarios habituales y ocasionales

Bajo lo establecido dentro del artículo 6 de la resolución 046 de 2019, los usuarios aduaneros se clasifican como usuarios habituales y ocasionales con respecto al uso del sistema informático electrónico.

Por una parte, los usuarios habituales son:

  • La persona natural o jurídica que lleve a cabo actividades aduaneras “o dentro de su ciclo”, con el fin de obtener por parte de la administración de aduanas la respectiva autorización, inscripción o habilitación, según el caso.
  • La entidad que actúe bajo la calidad de operador económico autorizado por la administración de aduanas.
  • Los importadores o exportadores que actúen ante la DIAN, bajo lo establecido dentro del artículo 33 del Decreto número 1165 de 2019.

Por otro lado, los usuarios ocasionales son:

Las personas que realizan cambio de modalidad con relación a las mercancías que sobrepasan los cupos o el tipo de mercancías autorizadas, fijados en el régimen de aduanas para las modalidades de importación de viajes, menajes, tráfico postal y envíos urgentes, los cuales lleven a cabo dos de estas actividades en un periodo de un año calendario.

Cabe resaltar que tanto los usuarios habituales, como los usuarios ocasionales que actúen directamente, se encuentran obligados a estar registrados en el servicio informático electrónico.

Usuarios aduaneros directos

En el caso de los importadores y exportadores que actúan de manera directa ante la administración de aduanas, deberán atender las siguientes consideraciones:

  • Cuando se trate de una persona natural la que lleve a cabo la actividad de importación o exportación, las declaraciones aduaneras deben ser realizadas por la misma persona.
  • En el caso de ser una persona jurídica la que desarrolle la actividad, quien suscriba las declaraciones aduaneras será la persona que figure como representante legal.

Delegación de un empleado por parte del representante legal

Cuando el representante legal delegue a un empleado de la persona jurídica para que lleve a cabo algún trámite de tipo aduanero, se deberá cumplir con lo siguiente:

  • La persona a la cual se le da el encargo, teniendo la calidad de empleado de la empresa, además de tener el RUT, deberá inscribir la responsabilidad de obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros.
  • El RUT de la empresa debe estar actualizado asignando al empleado encargado de los trámites como “funcionario delegado para cumplir deberes formales”, en este caso será necesario anexar el contrato laboral, cuando el delegante sea un grupo empresarial, cada una de las empresas debe tener el RUT actualizado con esta anotación.

Personas naturales no obligadas a tramitar el RUT

Las personas naturales que no estén obligadas a tramitar el RUT según las disposiciones del parágrafo 1 del artículo 1.6.1.2.6 del Decreto 1625 de 2016, y que deseen llevar a cabo actividades de importación o exportación, deberán solicitar a la DIAN que se les asigne una clave temporal de acceso al servicio informático electrónico con la respectiva calidad de importador o exportador.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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