La Junta Central de Contadores (JCC) tiene la facultad de programar citas in situ, según lo establecido en la ley 43 de 1900, dentro del numeral 1 del artículo 20, estas visitas tienen el principal objetivo de validar que se esté dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, el cual trata sobre las normas de aseguramiento, haciendo énfasis en las Normas Internacionales de Control de Calidad y el código de ética del IESBA.
Estas normas recaen sobre los contadores públicos y firmas de contadores que tengan como principal función la prestación de servicios de auditoría, revisoría fiscal y básicamente cualquier otra función que se encuentre relacionada con el aseguramiento, como también podrían ser:
- Servicios de auditoría externa.
- Outsoursing contable.
- Trabajados de aseguramiento según las ISASE.
- Revisión de estados financieros históricos e información financiera intermedia.
Tenga en cuenta que la NICC 1, dispone los parámetros que se deben seguir para establecer un sistema de control de calidad, el cual será evaluado por la JCC para todas las empresas que tengan el código CIIU 6920.
Información requerida en las visitas de la JCC
La JCC recalca que, en este sentido, los aspectos que se revisan no deben estar preparados para la visita de la entidad, por contrario, los profesionales deben pensar en cumplir toda la normatividad que les aplica, puesto que, si esto se hace, no deberían preocuparse con los requerimientos de información que realice la JCC.
Aun así, los documentos que puede solicitar esta entidad son los libros de actas de asamblea, manual del código de ética, papeles de trabajo de los encargos, inscripción ante la Junta Central de Contadores y el manual de control de calidad, el cual debe contener la siguiente estructura que se menciona dentro de la NICC 1:
1. Declaración de la política general
Dentro de esta sección el responsable debe aclarar cuál es su propósito con respecto al sistema de control de calidad, dejando claro que cumplirá con los lineamientos de la NICC 1, en esta sección también se podrá inncluir información adicional como los objetivos propios de la firma.
2. Funciones y responsabilidades generales de todos los socios y empleados
Las funciones y responsabilidades de esta sección deben hacer referencia al sistema de control de calidad, más no sobre las actividades operacionales de la firma, adicional a esto, también se pueden pactar parámetros específicos que debe cumplir cada socio.
3. Responsabilidades del lider en la firma de auditoría
Las responsabilidades de la dirección deben plasmarse de manera que sea visible cuáles son sus funciones dentro de la firma para ayudar a promover el sistema de control de calidad y mantenerlo de manera correcta, una de las principales funciones de la dirección en este sentido, es mantener actualizada toda la documentación pertinente al tema.
4. Requerimientos de ética aplicables
Aquí el profesional y en caso de ser una firma cada empleado de manera individual deberá demostrar su compromiso estricto con el código de ética y las normas que se relacionan en este sentido.
5. Aceptación y continuidad de relaciones con clientes
En esta sección la firma debe plasmar las políticas que la firma o profesional independiente seguirá para efectuar una revisión de los clientes nuevos previamente a la aceptación de un encargo, de igual manera, se deberá definir un procedimiento para evaluar los clientes actuales con el fin de saber si continúa con ellos.
6. Recursos humanos
Esta sección aplica para las firmas que contratan personal, se deberá incluir todo lo relacionado con el área de recursos humanos y el procedimiento que se lleva a cabo para la selección de persona y la retención del talento.
7. Ejecución del encargo
Esta deberá ser una guía para todos los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la ejecución de un encargo, se deberán ilustrar planillas y demás documentos con el fin de tener uniformidad en todos los encargos, además, se deberán plasmar los procedimientos y las respectivas opiniones a las que pueda tener lugar un encargo relacionado con el aseguramiento, entre otros conceptos técnicos que puedan servir como lineamiento para el personal.
8. Seguimiento
En esta sección deberá plasmarse el compromiso de seguimiento al sistema de control de calidad y, así mismo, la persona que estará a cargo de esta función, el objetivo del seguimiento es garantizar la efectividad del sistema, realizando mejoras cuando haya lugar a ellas o actualizándolo si es necesario, todo el proceso de seguimiento que se desarrolle debe encontrarse en esta sección de manera detallada.
Proceso de selección de los sujetos a visitar
Además de realizar una clasificación de los profesionales que desarrollan la actividad económica 6920, la Junta Central de Contadores realiza un cruce de información con datos otorgados por otras entidades que apoyan esta labor, de este modo se obtiene un listado de todos los profesionales que sea adapten al requerimiento, luego se procede a seleccionar una cantidad determinada de personas de manera aleatoria.
Los seleccionados serán notificados ocho días antes de la visita, esta se llevará a cabo en el domicilio de la firma o persona, donde se solicitará la documentación anteriormente mencionada.
Cabe resaltar que dentro de este procedimiento no se imponen sanciones por incumplir con los requerimientos que realiza la JCC, aunque esto podría derivar en un traslado al tribunal disciplinario de la profesión y, además, se podrán pactar visitas futuras para verificar que se realicen los respectivos arreglos o que se presente la información omitida.
